Conference Coordinator
Vill du vara med och forma framtidens möten och event på Willow Hotel? Då vill vi höra från dig – sök idag!
Syfte med rollen
Som Conference Coordinator ansvarar du för den administrativa planeringen, koordineringen och det operativa genomförandet av hotellets konferenser, möten och event.
Rollen kombinerar planering, kundkontakt och praktiskt arbete med målet att skapa en professionell, personlig och välorganiserad konferensupplevelse.
Huvudsakliga arbetsuppgifter
Planering och administration
Ta över bekräftade bokningar för detaljplanering.
Ha kundkontakt kring tider, program, teknik, måltider och önskemål.
Upprätta och uppdatera konferensunderlag och körscheman.
Säkerställa att berörda avdelningar får korrekt information.
Planera kommande konferenser med god framförhållning.
Koordinering och genomförande
Ansvara för det operativa genomförandet av tilldelade konferenser och event.
Säkerställa att lokaler, möblering, teknik och material är förberedda.
Samordna arbetet med restaurang, kök, reception och övriga avdelningar.
Välkomna gäster och vara deras huvudsakliga kontaktperson på plats.
Säkerställa att arrangemangen följer planeringen.
Hantera förändringar och lösa praktiska utmaningar.
Praktiskt arbete och service
Vara delaktig i förberedelser och återställning av konferenslokaler.
Säkerställa att fika och övrig förtäring finns på plats enligt bokning och ansvarsfördelning.
Utföra möbleringsförändringar.
Hålla konferenslokaler och gemensamma ytor representativa.
Ge gästerna ett professionellt och personligt bemötande.
Uppföljning och utveckling
Följa upp genomförda arrangemang.
Dokumentera avvikelser, kundönskemål och tilläggsbeställningar.
Återkoppla till Sales Manager.
Bidra till förbättrade rutiner, arbetssätt och gästupplevelser.
Ansvar och befogenheter
Conference Coordinator arbetar självständigt med planering och operativ koordinering inom sitt ansvarsområde, i nära samarbete med Sales Manager.
Rollen har ansvar för det praktiska genomförandet men inte det övergripande affärsansvaret eller personalansvar för andra avdelningar.
Större förändringar, ekonomiska beslut, prissättning och avtalsfrågor förankras med Sales Manager.
Kvalifikationer och meriter
Meriterande
Tidigare erfarenhet av konferens, möten, event eller hotellverksamhet.
Kunskaper i Proposales eller liknande offertsystem.
Kunskaper i VisBook eller liknande PMS-system.
Målsättning
Att säkerställa välplanerade och professionellt genomförda konferenser och event med hög servicenivå, god intern kommunikation och nöjda gäster.
Anställningsvillkor
Tjänst: Conference Coordinator – Meeting & Event
Omfattning: Heltid, 100%
Lön: Enligt överenskommelse
Tillträde: Enligt överenskommelse, omgående
Arbetstider: Huvudsakligen måndag–fredag, kl. 08.00–17.00.
Kvälls- och helgarbete förekommer vid behov i samband med konferenser och event.Arbetsplats: Willow Hotel, Trelleborg
Rapporterar till: Sales Manager / Ansvarig för Meeting & Event
BWH Hotels Scandinavia – Lokala pärlor överallt i Skandinavien
BWH Hotels är ett ledande globalt hotellnätverk som består av Best Western Hotels & Resorts, WorldHotels Collection och Aiden by Best Western.
Best Western Hotels & Resorts (BWHR) är en ikonisk hotellkedja med över 70 års erfarenhet. Idag omfattar BWHR tio varumärken med tre- och fyrstjärniga hotell.
Aiden by Best Western erbjuder en ny generation av hotell för den smarta och medvetna gästen som söker bekvämlighet och effektiva lösningar under resan.
WorldHotels har en imponerande samling av unika och exklusiva hotell och resorter på olika destinationer världen över. BWHR, Aiden och WorldHotels erbjuder en hotellportfölj med alternativ i varje marknadssegment – från ekonomi till lyx.
- Department
- All Hotel Operations
- Location
- Willow Hotel, WorldHotels Crafted
About BWH Hotels Scandinavia
We are BWH Hotels and we boast 186 distinctly unique hotels across Scandinavia. 186 different experiences, views, menus, dialects, tales, decor styles, bedding... yes, you get the idea.
Welcome to the difference!